Circolare 6/12: archiviazione mail per 10 anni

Circolare n° 6/2012

Pinerolo, lì 15/02/2012

OGGETTO –  Archiviazione mail per 10 anni

L’imprenditore ha l’obbligo di conservare per dieci anni i messaggi di posta elettronica a contenuto e rilevanza giuridica e commerciale, in quanto tali documenti di natura informatica rientrano, a tutti gli effetti, nella corrispondenza.

Le disposizioni degli articoli 2214-2220 del Codice Civile, a livello civilistico, e l’articolo 22 del D.P.R. del 29 settembre 1973 n. 600, a livello fiscale, impongono all’imprenditore, che esercita un’attività commerciale, la conservazione ordinata per ciascun affare e per un periodo di dieci anni degli originali, nonché delle copie, delle lettere, dei telegrammi, delle fatture ricevute.

L’art. 2215 bis del Codice Civile, rubricato documentazione informatica, predispone che “i libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizioni di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici”.

Pertanto i messaggi di posta elettronica costituiscono documenti informatici sia per il soggetto che le trasmette, sia per chi le riceve, con tutto ciò che ne deriva sotto il profilo degli obblighi di conservazione sostitutiva.

L’archivio delle e-mail ricevute e/o trasmesse deve essere conservato in modalità sostitutiva, anche avvalendosi di sistemi operativi quali il cloud computing con le opportune sicurezze in termini di tutela e riservatezza.

L’obbligo di conservazione decennale riguarda solamente i messaggi a rilevanza commerciale tali da impegnare giuridicamente l’azienda verso l’esterno ovvero verso terzi nei riguardi dell’imprenditore, mentre  i messaggi a contenuto non commerciale, come ad esempio le newsletter, e quelli di natura privata spediti o ricevuti dai dipendenti sulla posta elettronica aziendale sono esclusi dall’obbligo di conservazione, in quanto non impegnano giuridicamente o commercialmente l’impresa.

A seguito di varie pronunzie giurisdizionali di merito, il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) ha riconosciuto alle e-mail valore di prova scritta, assimilabile al documenti cartaceo, così da permettere l’emissione di un decreto ingiuntivo.

Lo studio rimane a Vostra disposizione per ogni ulteriore chiarimento.

Fornero Baridon & Associati